Снаружи закупщик «выбирает поставщика». Внутри он открывает пять вложений, переносит цены, сверяет единицы измерения, ищет срок в комментарии к PDF и собирает Excel для руководителя. Переговоры начинаются позже — когда таблица уже собрана. Иногда это самая длинная часть закупки.
Excel героически терпит, но не обязан быть отделом снабжения в одном лице.
Куда уходит время
Перенос данных — XLSX, PDF, DOCX, письмо «смотрите вложение, но там не всё».
Сопоставление позиций — где одно и то же, где аналог, где другая упаковка.
Отчёт для руководителя — не папка файлов, а ответ: кто что предложил, где риск, что рекомендуем.
Почему это опаснее, чем кажется
Ручная работа не только медленная. Таблица может выглядеть аккуратно, а в одной строке — ошибка в НДС. Через месяц никто не вспомнит, какая версия КП была финальной и что писал поставщик в письме №3.
С чего начать без ERP на полгода
Не обязательно «автоматизировать всё». Достаточно узкого участка: разобрать КП → сводка → спорные строки отдельно → Excel → замерить время до и после. Пилот на 3–5 реальных закупках покажет, есть смысл или нет.
АнализКП как раз про этот кусок: локально, на ваших файлах, с отчётом для согласования. Можно начать с одного сценария, который повторяется каждую неделю — и перестать платить за него часами ручного переноса.
Если закупщик каждый раз вручную собирает сводку из разных КП — это не «так у всех». Это участок, который можно упростить.