Три поставщика ответили на запрос. Один прислал Excel, второй PDF, третий написал цену в письме и приложил таблицу, где позиция названа иначе, чем у вас в спецификации. Формально все ответили. По факту отдел снабжения получил маленький фестиваль форматов.
Главная ловушка — начать с цены. Цена важна, но сама по себе не говорит, что вы покупаете, на каких условиях и когда это приедет.
Где чаще всего ошибаются
НДС и доставка. В одном КП цена с НДС, в другом без, в третьем доставка отдельной строкой. «Дешевле» часто означает «не всё посчитали».
Похожие позиции. Один и тот же крепёж может называться артикулом, сокращением или «аналог DIN 933». Таблица склеит строки уверенно, производство потом выяснит, почему приехало не то.
Комментарии внизу. «Аналог», «под заказ», «цена 3 дня» — это не украшение КП, а условия решения.
Как сделать сравнение честным
В сводке нужны не только цены, но и контекст: позиция из запроса, позиция у поставщика, единица, цена с НДС и без, доставка, срок, оплата, комментарии, статус сопоставления.
Уверенные строки — быстрее. Спорные — отдельно. Лучше честная «жёлтая зона», чем гладкая таблица, которая врёт.
Что оставить человеку
Машина хорошо собирает данные и подсвечивает расхождения. Решение по аналогам и критичным срокам — за снабжением и производством. Инструмент не должен притворяться начальником отдела.
Если хотите проверить на своих файлах — АнализКП собирает КП в Excel-сводку: цены, условия, замечания и спорные места в одной модели. Удобно для согласования и чтобы через месяц вспомнить, почему выбрали этого поставщика, а не только кого.
Ошибки в сравнении появляются не в момент выбора. Они закладываются, когда разные файлы вручную превращают в одну таблицу.